17 Feb. Wie bei der Fusion zweier führender Pharmagroßhändler eine SAP S/4HANA-Neukonzeption gelang
Die Fusionierung als Chance zur Greenfield-Transformation: einer der wichtigsten deutschen Gesundheitsdienstleister setzte bei seiner Verschmelzung mit einer anderen Großhandelsmarke auf ein vollständiges Re-Design seines SAP-Berechtigungskonzepts.
Das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Systemlandschaften stellt bei Unternehmensfusionen traditionell eine der größten Herausforderungen dar. Rechtzeitig, bevor 2027 der SAP-Support für das Enterprise-Ressource-Planning-System R/3 ausläuft, wollten zwei führende deutsche Pharmagroßhändler bei ihrer Fusionierung 2023 auf SAP S/4HANA umstellen. Mithilfe einer SAP S/4HANA-Transformation Greenfield, also einem vollständigen Neudesign des SAP-Berechtigungskonzepts, sollten die beiden historisch gewachsenen Berechtigungsdesigns zusammengeführt werden. In zwei Jahren Projektarbeit konnte Nashcon die Migration erfolgreich zum Abschluss bringen. Damit erreichte Nashcon für ein Mitgliedsunternehmen eines der größten apothekengeführten Gesundheits- und Wellnessunternehmen in den USA und Europa eine schlankere Rollenzuweisung, eine höhere Effizienz und eine Minimierung von Geschäftsrisiken.
Herausforderung:
Das Re-Design des Berechtigungskonzepts hatte sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Prozesse der beiden Altsysteme bei der Migration auf S/4HANA ausreichend Berücksichtigung finden. Die Berechtigungsrollen waren deshalb passgenau zu definieren und aufzusetzen. Da die beiden Unternehmen zu Projektbeginn bereits fusioniert waren, ihre Teams aber noch in unterschiedlichen Systemen arbeiteten, war eine gründliche Abstimmung mit den Fachbereichen ausschlaggebend. Fehlerrisiken galt es aufgrund der unterschiedlichen Systemwelten mit besonderer Sorgfalt zu minimieren: Um Geschäftsrisiken zu reduzieren und etwa im Bereich der Bilanzen sensible Daten zu schützen, stellte die Rollenkonzeption nach dem Need-to-Know-Prinzip sicher, dass User weder über zu viele noch über zu wenige Berechtigungen verfügen. Ebenfalls im Fokus lag das Einhalten von Regulierungen: Die Konzeption der Rollen sollte unter Segregation of Duties (SoD)-Kriterium stattfinden und zusätzlich den Sarbanes-Oxley (SOX) Act of 2002 einhalten.
Unsere Lösung:
Beginnend mit der Erstellung eines neuen Berechtigungskonzepts im November 2022 hat Nashcon in enger Abstimmung mit dem Fachbereich des deutschen Pharmagroßhändlers eine Migration auf SAP S/4HANA vollzogen. Durch eine besonders gründliche Analysephase für die Altdaten und einen intensiven Austausch wurden die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungshaltungen aus zwei Altsystemwelten zugleich berücksichtigt. Im Bereich der Systemüberwachung rundeten User-Traces die Analysephase ab. Nach einem SoD- und SOX-konformen Aufsetzen der Rollen stellte eine intensive Testphase den Rollenfeinschliff sicher. Eine gründliche Risikoanalyse minimierte Gefährdungen durch besonders kritische Berechtigungen und SoD-Risiken. Ein erfolgreicher Go-Live am 1. September 2024 und eine anschließende Hypercare-Phase mit zusätzlich erhöhter Sensibilität und intensivem Support für Berechtigungsfehler sorgten für einen gelungenen Projektabschluss.
Nutzen und Erfolg:
Dank der Zusammenarbeit mit Nashcon konnte der führende Pharmagroßhändler mithilfe einer eng abgestimmten Migration zu S/4HANA seine beiden Altsysteme erfolgreich modernisieren und fusionieren, rechtzeitig bevor 2027 der SAP-Support für R/3 endet. Bei der erfolgreichen Projektdurchführung profitierte der Gesundheitsdienstleister von zahlreichen Vorteilen:
• Verbesserte Effizienz und verstärkte Kontrolle: Dank lückenloser Dokumentation der Berechtigungsprozesse und einer Systemfusion mit präziser Anpassung an die zuvor unterschiedlichen Altsystemanforderungen konnte eine signifikante Effizienzsteigerung erzielt werden.
• Sicherheit und Compliance: Durch eine schlankere Rollenstruktur nach dem Need-to-Know-Prinzip wurden Geschäftsrisiken erheblich reduziert.
• Nahtlose Abstimmung: Eine enge Zusammenarbeit mit Fachbereichsteams aus unterschiedlichen Systemwelten ermöglichte eine sorgfältige Berücksichtigung bestehender Altsystemprozesse.
• Permanente Erreichbarkeit: Zusätzlich zu Daily Stand-up-Meetings stellte Nashcon jederzeit Support zur Verfügung, auch an Wochenenden.
Fazit:
Für einen der wichtigsten Gesundheitsdienstleister für Apotheken und pharmazeutische Hersteller in Deutschland stellte die Nashcon GmbH durch ihre langjährige Expertise im Bereich SAP Security sicher, dass bei der Migration eines produktiven R/3- auf ein S/4HANA-System eine reibungslose Betriebskontinuität gewahrt blieb. Sicherheit, Compliance und Effizienz der SAP-Berechtigungsverwaltung wurden nachhaltig optimiert.
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